"Excel reicht uns völlig aus."
Diesen Satz hören wir fast täglich, wenn wir mit kleinen Unternehmen sprechen. Und ganz ehrlich: Wir haben ihn früher selbst gesagt. Weil's halt schnell geht. Weil man’s kennt. Und weil Excel seit Jahrzehnten das Schweizer Taschenmesser der Büroarbeit ist. Doch genau da liegt auch das Problem: Excel kann zwar viel – aber wenn dein Unternehmen wächst oder komplexer wird, dann ist es wie mit einem Gummiboot auf hoher See. Du kommst schon irgendwie voran, aber wehe, der Wellengang wird rauer.
Früher oder später fragst du dich: Ist das noch clever, oder kostet mich das eigentlich längst schon Zeit, Geld und Nerven?
Excel ist wie ein Werkzeugkasten – aber ohne System
Excel ist ein bisschen wie ein Werkzeugkoffer, den man sich im Baumarkt kauft: Alles drin, alles bunt – aber kein Platz, nichts sortiert, keine Struktur. Du kannst damit was bauen, klar. Aber wenn du jedes Mal erst den passenden Schraubenschlüssel suchen musst und keiner weiß, wo der Bohrer liegt, dauert’s halt länger. In deinem Unternehmen ist das nicht anders. Excel bietet dir viele Möglichkeiten, aber keine Prozesse. Keine Workflows. Keine intelligente Verknüpfung deiner Abläufe.
Angebot geschrieben? Okay, dann speicherst du es ab. Rechnung erstellt? Neue Datei. Lagerbestand? Tja, manuell abgleichen. Und wenn du Pech hast, hat dein Kollege am anderen Standort gerade eine andere Version der Datei offen. Oder schlimmer: Er hat die Formel überschrieben. Shit happens – aber im Zweifel kostet’s dich Geld.
Fehler? Gibt’s fast immer – und das kann teuer werden
Laut einer Studie von PwC sind rund 88 % aller Excel-Dateien mit relevanten Geschäftsentscheidungen fehlerhaft. Achtundachtzig Prozent! Da reden wir nicht über Kommas oder Farben, sondern über falsch verlinkte Formeln, vergessene Eingaben, kaputte Pivot-Tabellen. In kleinen Firmen bleibt das manchmal unbemerkt – aber es wirkt sich trotzdem aus: Falsche Kalkulationen, unvollständige Kundeninfos, doppelte Lagerbestände oder einfach nur verlorene Zeit. Und Zeit ist bekanntlich … na, du weißt schon.
📚 Quelle: PwC – “The Use of Spreadsheets: Considerations for Section 404 of the Sarbanes-Oxley Act” (2004)
Excel ist nicht kostenlos – es kostet nur nicht sofort
Der Klassiker: "Excel kostet uns nichts." Doch wenn wir mal ehrlich rechnen, sieht die Sache anders aus. Stell dir vor, dein Team verbringt jede Woche Stunden damit, Daten abzugleichen, Berichte zu erstellen, Fehler zu suchen oder E-Mails mit neuen Dateiversionen zu verschicken. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass durch den Einsatz von nicht integrierten Tools wie Excel bis zu 30 % der Arbeitszeit pro Woche verloren gehen kann – einfach durch ineffiziente Prozesse und ständiges Nacharbeiten.
Wenn du das auf ein Team von fünf Leuten hochrechnest, die jeweils 35 €/h kosten (inkl. Nebenkosten), bist du locker bei 2.000 bis 3.000 € pro Monat – für Zeit, die in einem ERP-System wie Odoo automatisch ablaufen würde.
📚 Quelle: Deloitte Insights – “The Digital Workplace Reimagined” (2020)
Ausblick auf Teil 2:
In Teil 2 zeigen wir dir, wie Odoo ERP genau diese Schwächen behebt – und warum Excel zwar ein super Start ist, aber kein echter Co-Pilot für dein Unternehmen bleibt.
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Teil 1 ERP vs. Excel - Warum dich Excel langfristig Zeit, Geld und Nerven kostet