Eine ERP-Einführung ist kein IT-Projekt. Sie ist ein Veränderungsprozess, der tief in die Struktur eines Unternehmens greift – und mit einer entscheidenden Phase beginnt: der Prozessanalyse. Vor Kurzem durften wir bei einem Kunden in Linz einen solchen Analyse-Workshop zur Vorbereitung eines ERP-Systems durchführen – in kompakter Runde, mit klarer Zielsetzung und großem Potenzial für Digitalisierung und Effizienzsteigerung.
🎯 Ziel: Digitalisierung, aber durchdacht
Das Ziel war klar definiert: Alle relevanten Geschäftsprozesse erfassen, die künftig über das neue ERP-System digital und effizient abgewickelt werden sollen.
Im Mittelpunkt standen dabei unter anderem:
- Registrierung & Angebotslegung
- Prüfprozesse mit mehreren Zeichnungsberechtigten
- Automatisierte Workflows & Genehmigungsläufe
- Self-Service für Kunden
- Automatische Kontoabbuchung
- Integrierte Rechnungslegung mit QR-Code
Der Fokus lag dabei nicht nur auf Abbildung des Status quo – sondern vor allem darauf, Digitalisierungspotenziale und Vereinfachungen zu erkennen.
🧭 Vorgehen: Struktur trifft Kreativität
Der Workshop war in drei klare Phasen gegliedert:
- Ist-Analyse – Welche Prozesse gibt es aktuell? Wo hakt es?
- Pain Point Diskussion – Wo entstehen heute manuelle Aufwände, Medienbrüche oder Reibungsverluste?
- Soll-Konzeption – Wie können Prozesse im ERP optimal abgebildet und automatisiert werden?
Dabei setzten wir auf eine Kombination aus Brown Paper Methode und dem Einsatz moderner KI-Tools, um erste Erkenntnisse direkt weiterzuverarbeiten und später in die Modellierung zu überführen.
💡 Erkenntnisse: Wissen steckt im Kopf
Besonders deutlich wurde:
👉 Das Wissen in den Köpfen der Mitarbeitenden ist Gold wert.
Die größten Optimierungspotenziale liegen nicht in der Technik – sondern im Verständnis, wie Prozesse wirklich laufen, wo sie redundant sind oder unnötig verkompliziert wurden.
Eine zentrale Erkenntnis im Hinblick auf die ERP-Einführung:
📌 Der Workflow mit Zeichnungsberechtigten war bisher stark papierbasiert und führte regelmäßig zu Medienbrüchen.
Im neuen ERP-System wird dieser Prozess vollständig digital abgebildet – inklusive automatisierter Workflows und digitaler Freigaben.
🤝 Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Die Workshop-Atmosphäre war offen, konstruktiv und kritisch – genau so, wie wir es uns wünschen.
Alle Teilnehmenden brachten ihre Perspektiven ein, stellten Fragen und waren offen für neue, digitale Denkansätze.
Nächste Schritte: Vom Konzept zur Umsetzung
Der Workshop war nur der erste Schritt – jetzt geht es weiter mit:
- Prozessmodellierung in BPMN 2.0
- Ableitung der technischen Anforderungen (Requirements)
- Vorbereitung auf die Implementierung durch E&P Solutions
Als Partner und Implementierer übernehmen wir die Hauptrolle in diesem Projekt – mit dem Ziel, nicht nur ein neues System zu etablieren, sondern echte Veränderung zu ermöglichen.
✅ Fazit: Digitalisierung beginnt im Kopf – und lebt durch gute Prozesse
Wer Digitalisierung will, braucht Klarheit. Über Ziele. Über Abläufe. Und über die Menschen, die damit arbeiten.
Der Prozessanalyse-Workshop hat gezeigt: Mit den richtigen Fragen, der richtigen Methode – und dem richtigen Partner – wird ERP nicht zur Herausforderung, sondern zur Chance.
👉 Du willst deine Prozesse ebenfalls fit für ERP & Digitalisierung machen?
Sprich mit uns – wir begleiten dich vom Workshop bis zum Go-Live.
Prozessanalyse-Workshop für ERP-Einführung: Digitalisierung beginnt im Detail